La numérisation et la digitalisation des pratiques sont montrées comme un graal pour les entreprises et même les particuliers sont tenus de s’y adapter ; ne serait-ce que pour leur déclaration d’impôts. Est-ce vraiment si intéressant que cela et pourquoi adopter cette pratique par exemple avec les fiches de paie de ses salariés ?
Pourquoi archiver ses fiches de paie de façon numérique ?
L’archivage numérique présente plusieurs avantages tant pour l’entrepreneur que pour le salarié. Il faut d’abord savoir qu’il sera bientôt certainement obligatoire de procéder à la numérisation de ses documents même les plus anciens, s’ils ont encore une certaine validité ; ce dont il faut bien sûr s’assurer. Au lieu de donner un exemplaire papier de la fiche de paie à leurs collaborateurs, de nombreux chefs d’entreprise ont pris le parti de leur envoyer par voie numérique et ce de manière sécurisée. En effet, il s’agit de garantir la confidentialité des données personnelles notamment ; ce qui est possible en ayant un espace de stockage numérique ou encore un coffre-fort numérique (CFN).
Ces fiches de paie ainsi créées peuvent tout à fait être importées en une seule fois ; ce qui suppose moins de temps et les documents peuvent être retrouvés à loisir, pour peu que l’on ait adopté une politique d’archivage facile à comprendre et à utiliser. Même si à terme l’opération semble parfaite pour gagner en productivité, cela n’est pas toujours évident à mettre en place.
Comment faciliter sa transition numérique ?
Si l’on souhaite mettre en place la digitalisation des pratiques dans son entreprise en dématérialisant certains documents comme les fiches de paie ; que l’on doit conserver pendant une durée donnée comme de nombreux autres documents administratifs ; il est possible de se faire aider par une société d’archivage. Au-delà des fiches de paie, ces structures peuvent se révéler très utiles pour arriver à numériser toutes les archives papier qui se trouvent depuis parfois des années dans un local. Certaines ont encore une valeur légale et doivent être conservées, ce n’est pas le cas pour d’autres. Le gain de place pourrait donc être évident même s’il existe d’autres solutions comme le fait de pouvoir faire stocker ses archives papier par ces mêmes structures (attention, toutes ne proposent pas ce service), afin de gagner de la superficie dans sa structure.
Une fois le tri fait et ce, quel que soit le format du document ou encore le support (selon certaines entreprises ; cela peut être des plans sur calque ou encore des formats de type A5 ou A3 etc…), ces derniers font l’objet d’une numérisation en respectant les normes souhaitées dans le cadre de la transition numérique, sont classés et ordonnés dans des espaces digitaux. Ceux-ci également sont à choisir en termes de place de stockage et l’accès aux documents peut se faire en respectant un certain niveau d’accréditation, par exemple en fonction des activités, en donnant des identifiants et des mots de passe.
Toujours accessibles sans avoir à faire des heures de recherche, la digitalisation est en effet un excellent moyen d’avoir accès à ses archives ; y compris les fiches de paie ; qui font partie de la mémoire de l’entreprise ; comme tant d’autres éléments à l’instar des devis, des factures, des statuts juridiques etc… Le fait de pouvoir accéder quand ils le souhaitent à leurs fiches de paie est également formidable pour les salariés. En effet, s’ils sont victimes d’un départ de feu chez eux ou encore d’un dégât des eaux (ce qui pourrait être aussi le cas pour l’entreprise), ils auraient toujours accès aux documents qui les concernent et qui doivent être conservés jusqu’au moment du départ en retraite.